GROPYUS AG, Barichgasse 40, 1030 Wien, Österreich (nachfolgend „GROPYUS AG“) informiert Sie an dieser Stelle über die Verarbeitungen personenbezogener Daten, für die die GROPYUS AG oder ein anderes Unternehmen der GROPYUS-Gruppe Verantwortlicher im Sinne der EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist. Fragen zum Datenschutz können Sie auch an datenschutz@gropyus.com richten.

Datenschutzbeauftragter der Unternehmen der GROPYUS-Gruppe ist Rechtsanwalt Nikolaus Bertermann, daspro GmbH, Kurfürstendamm 21, D-10719 Berlin. Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten per E-Mail unter gropyus-dsb@daspro.de.

Wir veröffentlichen in unserem Intranet und auf unserer Website einen Link zu unserem Hinweisgebersystem iWhistle. Das System dient als digitale interne Meldestelle für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Geschäftspartner, die über einen Meldebogen anonym Hinweise zu Missständen wie Korruption, Amtsmissbrauch oder Diskriminierung geben können. Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die GROPYUS AG. Der bei uns berechtigte Administrator oder Fallbearbeiter verwaltet auf einem Dashboard die eingegangenen Hinweise, kann im System Risikoeinschätzungen vornehmen und Maßnahmen dokumentieren. Das System beinhaltet einen geschützten Meldekanal, über den der Fallbearbeiter mit dem Hinweisgeber in einen anonymen Dialog treten kann, um den Sachverhalt weiter aufzuklären. Der Zugang zum System erfolgt über eine eigene PIN, die der Hinweisgeber mittels eines Codes, den er vor Einreichen der Meldung erhalten hat, festlegt.  

(i) Die nachfolgend genannten Daten werden zum Zweck der Bereitstellung eines Hinweisgebersystems, sowie zur Verfolgung der gemeldeten Fälle und der Dokumentation des Verfahrens verarbeitet. Eine Änderung dieser Zwecke ist nicht geplant. 

(ii) Die verarbeiteten Daten sind:

-          Personenstammdaten

-          Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail)

-          Vertragsdaten

-          Protokolldaten

-          Informationen über Straftaten und Verdacht auf Straftaten

Hinweis: Die Meldungen erfolgen anonym. Die genannten Daten sind zur Registrierung im System und für das Erhalten des individuellen Zugangscodes erforderlich. Sie können nicht von unseren Administratoren oder Fallbearbeitern eingesehen werden. 

(iii) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DS-GVO. Es besteht ein berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines Hinweisgebersystems, da dies die Erfüllung unserer gesetzlichen Pflicht, Straftaten in unserem Unternehmen zu verfolgen, erleichtert. 

(iv) Die Daten werden von den Nutzerinnen und Nutzern im Rahmen einer Meldung aktiv zur Verfügung gestellt. Die Protokolldaten werden automatisch mit Nutzung des Systems erhoben. 

(v) Empfänger der personenbezogenen Daten sind IT-Dienstleister, welche wir im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung einsetzen. Insbesondere setzen wir zur Bereitstellung des Hinweisgebersystems die iComply GmbH, Große Langgasse 1A, 55116 Mainz, Deutschland, als Auftragsverarbeiter ein. Das System iWhistle ist ein Produkt der iComply GmbH. 

(vi) Haben sich Meldungen als falsch herausgestellt oder bieten mangels unerlaubter Handlung keinen Anlass zur Verfolgung, so werden die Daten unmittelbar nach der Feststellung, dass dem Hinweis nicht weiter nachgegangen wird, gelöscht. Liegt bei einer Meldung eine verfolgbare Handlung vor, fehlen für eine Verfolgung jedoch Beweise, so werden die Daten nach einem Jahr gelöscht. Bei Meldungen, die einen begründeten Anfangsverdacht beinhalten, werden die Daten nach 5 Jahren, spätestens aber nach rechtskräftigem Abschluss eines Strafverfahrens oder sonstigen rechtlichen Verfahrens gelöscht.

(vii) Ohne Preisgabe personenbezogener Daten ist die Nutzung der Plattform nicht möglich. Insbesondere die Verarbeitung technischer Daten erfolgt automatisiert bei Nutzung des Systems. Dies bedeutet nicht, dass Hinweisgeber von uns identifizierbar sind. Hinweise können anonym gegeben werden. Die Angabe von Name oder Kontaktdaten ist nicht erforderlich. Alle Daten werden vertraulich behandelt.

Wir nutzen keine Verfahren automatisierter Einzelfallentscheidungen.

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über alle personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir von Ihnen verarbeiten.

Sollten Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie ein Recht auf Berichtigung und Ergänzung.

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern wir nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtet oder berechtigt sind.

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Sie haben das Recht gegen die Verarbeitung Widerspruch zu erheben, soweit die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung oder des Profilings erfolgt.

Erfolgt die Verarbeitung auf Grund einer Interessenabwägung, so können Sie der Verarbeitung unter Angabe von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

Erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder im Rahmen eines Vertrages, so haben Sie ein Recht auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten, sofern dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

Sofern wir Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligungserklärung verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die vor einem Widerruf durchgeführte Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.

Sie haben außerdem jederzeit das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung unter Verstoß gegen geltendes Recht erfolgt ist.

Stand: 4. Januar 2022